Eine Vereinsauflösung kommt schon mal vor. Wenn diese Situation eintritt, dann soll diese Checkliste den Vereinsorganen eine Hilfestellung bieten, um auch für den online-Bereich einen geordneten Exit durchzuführen.
1. Interne Klärungen
[ ] Zuständigkeiten festlegen: Wer ist für die Website, Social-Media-Profile und Online-Konten verantwortlich?
[ ] Zeitpunkt der Abschaltung festlegen.
2. Kommunikation mit Mitgliedern und Interessierten
[ ] Ankündigung der Vereinsauflösung auf der Website veröffentlichen.
[ ] Mitglieder und regelmäßige Besucher über den Ablauf und das Enddatum informieren (z.B. per Newsletter oder Website-Banner).
[ ] Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen bereitstellen (z.B. E-Mail-Adresse die nach der Abschaltung noch erreichbar ist).
3. Rechtliche Prüfung
[ ] Vertragliche Verpflichtungen mit externem Web-Hoster oder Domain-Anbieter prüfen.
[ ] Rechtliche Verpflichtungen zur Archivierung von Daten prüfen (z.B. Satzung, Protokolle).
4. Inhalte sichern und archivieren
[ ] Website-Inhalte exportieren und archivieren (Texte, Bilder, Dokumente).
[ ] Datenbanken sichern (Mitgliederdaten, Newsletter-Listen).
[ ] Backup der gesamten Website erstellen (lassen).
5. Online-Präsenz deaktivieren
[ ] Sensible Inhalte von der Website löschen (z.B. personenbezogene Daten).
[ ] Social-Media-Profile deaktivieren oder löschen (z.B. Facebook, Instagram, LinkedIn).
[ ] Newsletter-Service (wenn genutzt) einstellen und die Mailing-Liste löschen.
6. Website abschalten
[ ] Abschaltung der Website beim Hosting-Anbieter oder VIV beauftragen oder selbst durchführen.
[ ] Abschaltung der Domain-Weiterleitung durchführen (falls vorhanden).
[ ] Abschieds- oder Dankesseite erstellen, die nach Abschaltung angezeigt wird (z.B. einfache HTML-Seite).
7. Abmeldungen und Kündigungen
[ ] Extern: Domain beim Registrar kündigen oder Wenn Domain über VIV verwaltet wird diesen Informieren (falls keine Weiterleitung mehr gewünscht wird).
[ ] Hosting-Vertrag und andere technische Dienstleistungen kündigen.
[ ] Abmeldung bei Online-Verzeichnissen und Plattformen.
8. Letzte Überprüfung
[ ] Kontrolle, ob alle Online-Profile und Konten deaktiviert wurden.
[ ] Überprüfen, ob keine sensiblen Daten mehr im Netz verfügbar sind.
9. Dokumentation
[ ] Abschlussbericht erstellen, der die Maßnahmen dokumentiert.
[ ] Speicherung aller relevanten Informationen für eventuelle Nachfragen sicherstellen.