Zweck dieser Checkliste
Die Auflösung eines Vereins bringt zahlreiche organisatorische und rechtliche Herausforderungen mit sich – auch im digitalen Bereich. Diese Checkliste hilft dabei, den Webauftritt des Vereins strukturiert und rechtskonform abzuschalten. Sie führt Schritt für Schritt durch alle notwendigen Maßnahmen, von der Sicherung wichtiger Inhalte bis zur Deaktivierung von Webseiten und Social-Media-Kanälen.
Durch die systematische Umsetzung dieser Punkte wird sichergestellt, dass keine sensiblen Daten unkontrolliert im Netz verbleiben, Mitglieder und Interessierte rechtzeitig informiert werden und keine vertraglichen Verpflichtungen übersehen werden. So gelingt eine professionelle und geordnete Beendigung der Online-Präsenz des Vereins.
Checkliste
1. Interne Klärungen
- Zuständigkeiten für die Abschaltung des Webauftritts klären.
- Fristen und Enddatum der Website sowie Social-Media-Profile festlegen.
- Klären, ob die Domain weitergeleitet oder endgültig gelöscht wird.
2. Kommunikation mit Mitgliedern und Interessierten
- Offizielle Ankündigung der Vereinsauflösung auf der Website veröffentlichen.
- Newsletter oder E-Mail-Benachrichtigung an Mitglieder und Abonnenten versenden.
- Social-Media-Kanäle nutzen, um über die bevorstehende Abschaltung zu informieren.
- Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen bereitstellen (z.B. E-Mail-Adresse oder Ersatzseite mit Informationen).
3. Rechtliche und vertragliche Prüfung
- Vertragliche Verpflichtungen mit Web-Hostern, Domain-Registraren und Online-Diensten prüfen.
- Datenschutzrechtliche Vorgaben beachten, insbesondere zur Löschung personenbezogener Daten.
- Sicherstellen, dass archivierungspflichtige Inhalte (z.B. Protokolle, Vereinsdokumente) gesichert bleiben.
4. Inhalte sichern und archivieren
- Wichtige Inhalte der Website speichern (Texte, Bilder, Dokumente).
- Backup der gesamten Website erstellen.
- Datenbanken mit relevanten Informationen exportieren und sichern.
- Newsletter-Abonnentenlisten oder Mitgliederkontakte archivieren oder datenschutzkonform löschen.
- Falls erforderlich, Website-Inhalte in ein Offline-Archiv überführen.
5. Online-Präsenz deaktivieren
- Sensible oder personenbezogene Inhalte von der Website und Social-Media-Kanälen entfernen.
- Social-Media-Profile deaktivieren oder löschen (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter/X etc.).
- Google My Business und andere Brancheneinträge deaktivieren oder aktualisieren.
- Falls der Verein ein YouTube- oder Videoportal-Konto hatte, Inhalte löschen oder sichern.
- Newsletter-Dienste (z.B. MailChimp, Sendinblue) kündigen und Abonnentenlisten entfernen.
- Verknüpfte Online-Dienste wie Google Analytics oder Zahlungsdienste (z.B. PayPal) schließen.
6. Website abschalten
- Letzte Kontrolle der Website auf verbleibende sensible Inhalte durchführen.
- Falls gewünscht, eine Abschiedsseite oder Weiterleitung auf eine Informationsseite einrichten.
- Domain beim Registrar kündigen oder auf eine andere Organisation übertragen.
- Hosting-Vertrag fristgerecht kündigen.
- Website beim Hosting-Anbieter abschalten oder löschen.
7. Abmeldungen und Kündigungen
- Domain und Hosting-Vertrag endgültig kündigen oder übertragen.
- Online-Abonnements und Dienstleistungen kündigen (z.B. Cloud-Speicher, SEO-Tools).
- Vereinspräsenz in Online-Verzeichnissen und Plattformen entfernen oder aktualisieren.
- Falls der Verein in Apps oder Online-Karten (z.B. Google Maps, OpenStreetMap) registriert war, dortige Einträge löschen.
8. Letzte Überprüfung
- Kontrolle, ob alle Online-Profile und verknüpften Konten deaktiviert wurden.
- Prüfung, ob keine sensiblen Daten mehr öffentlich zugänglich sind.
- Sicherstellen, dass keine aktiven Abonnements oder Verträge mehr bestehen.
- Feedback oder Rückmeldungen von Mitgliedern und Interessierten einholen.
9. Dokumentation
- Abschlussbericht über alle durchgeführten Maßnahmen erstellen.
- Letzte Sicherung aller relevanten Daten anfertigen.
- Speicherung wichtiger Informationen für eventuelle Nachfragen sicherstellen.